2007-01-11

Zarządzanie procesami – nowe podejście i powszechność wykorzystania narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie organizacją.

Zarządzanie procesami oraz narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie i utrzymanie procesów stają się coraz bardziej powszechne w polskich przedsiębiorstwach i urzędach. Do niedawna tylko nieliczne podejmowały się wdrożenia aplikacji ułatwiających zarówno przygotowanie, jak i zarządzanie procesami, jednocześnie opracowując system zarządzania w oparciu o wybraną normę ISO, czy przygotowując analizy się do wdrożenia systemów informatycznych. Z przeprowadzonych przez PBSG badań i analiz wynika, że przedsiębiorstwa te mimo wszystko rozwijały rozwiązania organizacyjne opierając się na zarządzaniu procesami, jednak w większości jako główną przyczynę braku wykorzystania przy tej okazji narzędzi informatycznych podawano barierę technologiczną i kosztową przygotowania i wdrożenia takich systemów.

Obecnie podejście takie zastępowane jest zupełnie nowym, a potrzeba optymalizacji funkcjonowania organizacji pracy i zachodzących w nim procesów powoduje potrzebę szukania narzędzi i środków wspierających tego typu działania. Innym wskazywanym powodem sięgania po narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie jest fakt, że wraz z nieuniknioną modernizacją i edukacją informatyczną firm, powszechnym staje się wdrażanie rozwiązań również w tym zakresie. Opisana sytuacja powoduje, że funkcjonujące w przedsiębiorstwach rozwiązania organizacyjne i technologiczne podlegają lub będą podlegać dużej integracji.

Zarządzanie procesami, w szczególności w ramach zintegrowanych systemów zarządzania w oparciu o międzynarodowe standardy, normy i modele np. ISO, ITIL, SOX pozwalają na określenie zdarzeń w ramach realizowanych zadań oraz opisanie ich pod kątem konkretnych wymagań, celów, wskaźników. W związku z tym osoby zarządzające poszczególnymi częściami procesów mają możliwość rzetelnej oceny skuteczności i efektywności zarówno całego procesu, jak i jego części. Takie podejście przekłada się wprost na możliwość dynamicznego oddziaływania na procesy i bieżącego wdrażania działań korekcyjnych, czy zapobiegających możliwości wystąpienia niezgodności. Zarządzanie procesami pozwala ponadto na prowadzenie szczegółowych analiz związanych z przepływem informacji, zakresów odpowiedzialności i możliwości optymalizacji realizacji poszczególnych czynności w ramach procesów.

Narzędzia informatyczne wspierają zarządzanie procesami poprzez metodologiczne opisanie przebiegu procesów, i automatyzację prowadzonej analityki. Ponadto w zależności od stopnia zaawansowania aplikacji umożliwiają  szybką i pozbawioną błędów aktualizację informacji oraz różnego rodzaju animacje scenariuszy ewentualnie proponowanych zmian. W przypadku wykorzystania narzędzi do zarządzania dokumentacją systemu zarządzania np. jakości czy bezpieczeństwa informacji wykorzystuje się je jako portale informacyjne organizacji.

Połączenie wiedzy w zakresie zarządzania procesami oraz wsparcie jej narzędziami informatycznymi z reguły pozwala na integrację wielu czynności związanych z codziennym funkcjonowaniem organizacji, i niweluje przyczynę powstania dwóch odseparowanych od siebie światów: organizacyjnego od narzędziowego (informatycznego). Każde podejście integrujące przyjęty model zarządzania powinno zapewniać przedsiębiorstwu z jednej strony automatyzację w zakresie opracowania regulacji wewnętrznych, z drugiej zapewnić dostęp do danych umożliwiających różnego rodzaju czynności analityczne, w tym rzeczywistej oceny funkcjonowania procesów np. w systemie audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Obecnie zdecydowana większość z analizowanych organizacji (ponad 80{e30be81440060b223838b23be6aaf53e1697f87a86bba61d10a0744af8157417}) wykonuje regularne działania w zakresie optymalizacji procesów. Niestety większość z nich nie wykorzystywała dotąd narzędzi informatycznych, realizując projekty w oparciu o „ręczne" analizy przebiegu procesów i ich atrybutów. Na uwagę zasługuje także fakt, że te organizacje które deklarowały używanie narzędzi IT do zarządzania procesami nie do końca potrafiły określić korzyści z ich stosowania. Z jednej strony wskazywano na grupę narzędzi, jako zbyt skomplikowaną (w większości producenci zagraniczni), z drugiej jako grupę narzędzi niestabilnych bez właściwej obsługi serwisowej producenta (oferta krajowa). Najczęściej wskazywaną potrzebą przedsiębiorstw w zakresie możliwości wykorzystania narzędzi informatycznych w zarządzaniu procesami było połączenie cech profesjonalnego narzędzia do modelowania i analiz procesów z możliwością wykorzystania go w zakresie zarządzania informacją w organizacji – przede wszystkim przyjaznego i szybkiego w aktualizacji portalu informacyjnego.

Dynamika rozwoju rynku spowodowała konieczność wspierania decyzji rzetelną wiedzą w zakresie zarządczym, dlatego analitycy PBSG szacują, że powszechne wykorzystanie narzędzi do zarządzania  zapewniających monitorowanie nieefektywnych i nieskutecznych struktur organizacji będzie gwałtownie rosnąć. Skutki w zakresie nieoptymalnych procesów i opisujących je procedur wprost przekładają się na wyniki finansowe, dlatego po okresie fali „zarządzania procesami" będącego wynikiem przygotowania firm do procesu certyfikacji na zgodność z wybraną normą ISO następuje potrzeba rzetelnej oceny obecnie funkcjonujących w firmach rozwiązań zarówno organizacyjnych, ale także informatycznych. Jedną z takich ocen jest uruchomienie projektu doskonalenia i rozwoju systemu zarządzania i dokonania przeglądu zaprojektowanych struktur z wykorzystaniem analitycznych aplikacji do zarządzania procesami. Na uwagę zasługuje przy tym fakt, że firmy i urzędy nie boją się zastępować dotychczas wykorzystywanych narzędzi informatycznych innymi, jeżeli te zapewnią im optymalne środowisko zarządcze. Faktu tego dowodzą liczne przykłady płynące z rynku. Innym sposobem przeglądu istniejących rozwiązań w zakresie zarządzania procesami jest wdrożenie normy w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001, która oprócz elementarnych korzyści dotyczących zmniejszenia ryzyka wystąpienia incydentu bezpieczeństwa pozwala na przegląd, uporządkowanie oraz optymalizację zakresu obiegu informacji i dokumentów w firmie. Trzecim motywem pozostaje przygotowanie organizacji pod wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego czy systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Niezależnie od przyczyn uruchomienia projektu wdrożenia narzędzi informatycznych w zakresie zarządzania procesami podstawowym efektem takiego przedsięwzięcia powinna być możliwość precyzyjnego określania celów, zakresów, odpowiedzialności i przepływu informacji w organizacji. Poprawnie zamodelowane procesy i przypisane do nich atrybuty powodują, że menedżerowie otrzymują swoisty teleskop, który mogą wycelować w każdy punkt organizacji, a dobre narzędzia informatyczne do zarządzania procesami powinny dostarczyć niezbędnych informacji o możliwościach optymalizacji.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych do optymalizacji organizacji z wykorzystaniem zarządzania  procesami rośnie. Według różnych danych  wciągu najbliższych 3 lat wzrośnie ono nawet o 150{e30be81440060b223838b23be6aaf53e1697f87a86bba61d10a0744af8157417}. Wyniki te potwierdzają analitycy PBSG. Liczba obecnie realizowanych projektów z wykorzystaniem narzędzi PBSG Smart wciągu ostatniego półrocza wzrosła kilkakrotnie. Wśród użytkowników znaleźli się klienci od kilku lat wykorzystujący zarządzanie procesami oraz którzy już kilkakrotnie zmieniali narzędzia wspierające ten proces.

Obecnie można obserwować trwały proces wzrostu stosowania zarządzania procesami w zakresie prac analitycznych dla coraz to nowych obszarów organizacji. Większość przedsiębiorstw dostrzega także duże korzyści w rozwoju i stosowaniu narzędzi informatycznych wspierających ten proces. Należy zwrócić przy tym uwagę, że proponowana funkcjonalności wielu z nich odpowiada specyfice funkcjonowania organizacji sprzed 3-4 lat, i przez to wypierana jest przez nowe rozwiązania oferujące wsparcie oprócz takich zagadnień jak: modelowanie procesów i dystrybucję dokumentacji także: zarządzanie ryzykiem, BSC, workflow, czy portale informacyjne. Z jednej strony jest to wynikiem ograniczonych kompetencji producentów w zakresie zintegrowanego zarządzania wieloma elementami organizacji, z drugiej wysokiej specjalizacji doradców-ekspertów, którzy mogą bezpośrednio wpływać na określone potrzeby klientów. Na przykład firmy, które zobowiązane są wdrożyć Sarbanes-Oxley Act, wspierają takimi rozwiązaniami procesy nadzoru nad realizacją i aktualizacją procedur ale także potrzebują aby ich funkcjonalność zapewniała dynamiczną analizę ryzyka oraz zapewniała zintegrowany system zarządzania audytami wewnętrznymi. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku potrzeby połączenia narzędzi do zarządzania procesami z rozwiązaniami ERP czy workflow.

Powszechne połączenie zarządzania procesami z narzędziami wspierającymi ten proces w przedsiębiorstwach i urzędach wydaje się jedynie kwestią czasu. Korzyści płynące z takich wdrożeń wprost przekładają się na organizację, jej skuteczność i efektywność, oraz bezpieczeństwo. Rozwój i szybkość zmian wymusza pełną kompatybilność już nie tylko w sferze technologicznej ale także zarządczej. Szukanie nowych możliwości to w dużej mierze dążenie do optymalizacji, która jest możliwa w przypadku szybkiego dostępu do informacji o wewnętrznym funkcjonowaniu organizacji, ale także zdolności dostosowania jej struktur do otoczenia, czyli partnerów i klientów.