Testy i ćwiczenia w BCM – dlaczego teoria to za mało?
W obliczu rosnącej liczby zagrożeń – od katastrof naturalnych po ataki cybernetyczne – każda firma powinna mieć strategię BCM z rozpisanymi planami, zapewniającymi ciągłość działania organizacji. Jednak sam fakt ich posiadania nie wystarczy. Plany muszą być regularnie testowane i aktualizowane. To sposób nie tylko na to, aby zidentyfikować ewentualne luki i słabości, ale przede wszystkim na to, by upewnić się, że procedury są skuteczne.
BCM (Business Continuity Management) to proces zarządzania, uwzględniający identyfikację potencjalnych zagrożeń i ich wpływu na działalność biznesową, który ma zapobiec przerwom w działaniu usług o znaczeniu krytycznym oraz przywrócić pełną funkcjonalność organizacji tak szybko i płynnie, jak to możliwe (więcej o tym w artykule: Co to jest BCM i dlaczego jest tak ważny dla Twojej firmy?). Kluczowe fazy BCM obejmują analizy wpływu na biznes (BIA), ocenę ryzyka, opracowanie i wdrożenie strategii ciągłości działania oraz opracowanie procedur i dokumentów. Jednak sam fakt posiadania planów ciągłości działania nie wystarczy – należy je regularnie testować i aktualizować.
Testy i ćwiczenia – kluczowy element strategii BCM
Nawet najlepiej napisany plan PCD / BCP (pol. plan ciągłości działania, ang. Business Continuity Plan) opiera się na pewnych założeniach, które mogą okazać się błędne w rzeczywistości. Testy pozwalają zweryfikować, czy te założenia są realistyczne. Czy zespół zareaguje w określonym czasie? Czy dostęp do zapasowej lokalizacji będzie możliwy? Czy potrzebny sprzęt i oprogramowanie będą działać? Bez praktycznego sprawdzenia tych elementów plan pozostaje jedynie hipotezą.
Teoria nie jest w stanie przewidzieć wszystkich problemów, które mogą wystąpić w rzeczywistych warunkach kryzysu. Symulacje i ćwiczenia odsłaniają luki w procedurach, braki w komunikacji, nieaktualne listy kontaktów czy błędy w systemach. Te odkrycia umożliwiają wprowadzenie niezbędnych poprawek, zanim dojdzie do faktycznego zdarzenia, co znacząco zwiększa szanse na sprawne odzyskanie lub podtrzymanie ciągłości działania.
Nie możemy zapominać o tzw. czynniku ludzkim. Testy planów nie tylko weryfikują procedury, ale także sprawdzają przygotowanie i umiejętności pracowników do działania w warunkach stresu. Nieodpowiednie role czy brak jasnej komunikacji są częstymi błędami, które mogą być wykryte i skorygowane tylko poprzez testy, symulacje i ćwiczenia.
Zobacz także: Zarządzanie ciągłością działania – jak wygląda wdrożenie BCM
Dlaczego należy testować plany ciągłości działania?
Głównym celem planów ciągłości działania jest zapewnienie nieprzerwanego funkcjonowania organizacji w sytuacji kryzysowej. Bardzo ważne przy tym jest, aby procedury były skuteczne, dlatego na samym stworzeniu planów praca nie powinna się skończyć – należy je cyklicznie testować. Dzięki temu zweryfikujemy ich efektywność oraz zwiększymy zdolność firmy do szybkiego wznowienia działalności po incydencie.
Pamiętaj: Plany szybko tracą na aktualności z powodu zmian w organizacji, technologii czy otoczenia biznesowego. Testy i audyty są niezbędne do identyfikacji luk i słabości w planach, co pozwala na ich ciągłe doskonalenie.
Dlaczego warto testować BCM? Ponieważ takie testy:
- Weryfikują założenia w praktyce: sprawdzają, czy założenia dotyczące dostępności zasobów, personelu i technologii są realistyczne, dzięki czemu można zidentyfikować ewentualne luki.
- Aktualizują: pomagają upewnić się, że przyjęte procedury są aktualne i odzwierciedlają obecną strukturę organizacyjną, procesy i zasoby.
- Identyfikują słabe punkty: symulacje kryzysowe ujawniają słabe punkty w procedurach, technologiach i komunikacji, które mogły zostać przeoczone na etapie projektowania planu, co daje szansę na ich skorygowanie, zanim dojdzie do rzeczywistego kryzysu.
- Przygotowują personel: uczą pracowników, jak postępować w sytuacjach stresowych; pomagają zrozumieć ich role i obowiązki, co skraca czas reakcji i minimalizuje chaos w czasie incydentu.
- Pomagają budować zaufanie: zwiększają pewność, że firma jest przygotowana na ewentualne zakłócenia, a to pomaga budować wizerunek odpowiedzialnej organizacji.
Testowanie BCM to sygnał, że firma poważnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa i ciągłości działania. Zapewnia poczucie bezpieczeństwa nie tylko pracownikom, ale również klientom i partnerom biznesowym. Firmy, które regularnie testują swoje plany, budują kulturę odporności i stają się lepiej przygotowane na wszelkie przyszłe wyzwania.
Jak często testować plany BCP / PCD?
Przyjmuje się, że testy planów ciągłości działania powinno przeprowadzać się co najmniej raz na kwartał. Jednak organizacja takich testów może być wyzwaniem dla firm – w końcu wymaga zainwestowania czasu, zasobów, wydelegowania pracowników, czasem zaproszenia zewnętrznych audytorów, dlatego należy przyjąć, że powinny odbywać się co najmniej raz w roku.
Warto również obserwować samą organizację i jej otoczenia, by zareagować w odpowiednim momencie i przeprowadzić dodatkowe testy. Ich częstotliwość powinna być zwiększana w zależności od kilku czynników, np. kiedy pojawią się nowe ryzyka (np. nowe typy cyberataków lub zmiany regulacyjne), zmiany w organizacji (zmiana lokalizacji biura, restrukturyzacja, wdrożenie nowego systemu IT). Testy są też niezbędne, jeśli organizacja chce przystąpić do certyfikacji swojego systemu zarządzania ciągłością działania.
Dodajmy, że większe i bardziej złożone organizacje, które działają w wielu lokalizacjach i mają skomplikowane procesy, często testują swoje plany częściej, aby zapewnić ich aktualność i efektywność. Warto przyspieszyć również nowe testy, jeśli poprzednie wykazały poważne braki lub błędy, aby upewnić się, że wdrożone poprawki są skuteczne.
Pamiętaj: Regularne testy są podstawą BCM i pomagają utrzymać odporność biznesową. Dzięki nim mamy szansę wykryć i usunąć luki, zanim dojdzie do rzeczywistego kryzysu.
Rodzaje testów ciągłości działania
Istnieje wiele sposób i technik na testowanie planów ciągłości działania. Wybór metody zależy od specyfiki organizacji – jej wielkości, posiadanego systemu zarządzania ciągłością działania oraz celów, jaki chce się osiągnąć. Najpopularniejsze metody to:
- Ćwiczenia (najprostsze): koncentrują się na weryfikacji pojedynczych procedur, operacji lub funkcji, np. testowanie skuteczności systemu alarmowania lub odtworzenia systemu księgowego po awarii serwera.
- Testy „table-top” / „paper-test”: umożliwiają weryfikację planu bez przeprowadzania faktycznych działań na podstawie scenariuszy, w których uczestnicy odgrywają określone role i reagują na symulowane zdarzenia. Ich celem jest m.in. przetestowanie procesów decyzyjnych i sprawdzenie znajomości procedur.
- Symulacje: odtwarzają warunki zbliżone do realnego kryzysu i testują zdolność pracowników do podejmowania decyzji w sytuacji stresu i presji czasowej. Najczęściej angażują kluczowych menadżerów i sztab antykryzysowy, aby udoskonalić ich umiejętności w zakresie reagowania kryzysowego.
- Testy operacyjne (najbardziej złożone i ryzykowne): sprawdzają plany warunkach zbliżonych do rzeczywistych zdarzeń na podstawie z góry określonego scenariusza. Wymagają zaangażowania personelu, sprzętu i oprogramowania, ale bez naruszania normalnych operacji biznesowych. Sprawdzają m.in. przebieg procedur i ich logikę, zależności czasowe, zależności między procedurami, kwestie administracyjne i kompetencje pracowników.
- Seminaria: najczęściej mają formę warsztatów typu „burza mózgów”, podczas których uczestnicy analizują PCD i dyskutują nad potencjalnymi rozwiązaniami, procedurami i odpowiedzialnościami. Zwykle seminaria wykorzystuje się do przeglądu procedur i ustalenia najlepszych metod działania w zależności od różnych doświadczeń, opinii i wniosków zaangażowanych w proces pracowników.
Warto podkreślić, że nawet najlepsza metoda testowania PCD nie będzie skuteczna, jeśli nie określi się celów, zakresu testów i kryteriów ich oceny. Należy dokładnie wiedzieć, co i jak chcemy przetestować. W testach należy sięgać wyłącznie po realistyczne scenariusze, bazujące na realnych zagrożeniach. Ogromne znaczenie ma również zaangażowanie odpowiednich osób, w tym zespołów kryzysowych i pracowników odpowiedzialnych za realizację procedur PCD. Na koniec nie powinniśmy zapomnieć o sporządzeniu raportu z testu – z wynikami, wnioskami i rekomendacjami, które następnie należy wdrożyć.
Wybierz testy i audyty BCM z PBSG
Oferujemy usługi w zakresie testowania i audytu planów ciągłości działania (BCP), które zwiększą gotowość Twojej firmy na wypadek kryzysu.
Usługi PBSG w ramach BCM obejmują:
- Wdrożenie BCM: analizy BIA, ryzyka oraz opracowanie strategii z uwzględnieniem charakteru organizacji i stosowanych już rozwiązań
- Audyt i przegląd planów BCP: analiza istniejących dokumentów i procesów.
- Symulacje i ćwiczenia: od prostych testów, przeglądów po złożone scenariusze na żywo.
- Ocena gotowości: przygotowanie szczegółowego raportu z analizą luk i rekomendacjami.
- Wsparcie ekspertów: nasi specjaliści współpracują z klientem cały czas oraz są dostępni również po zakończeniu projektu (jako asysta).
Pomożemy w skutecznej weryfikacji procedur, dzięki czemu zyskasz spokój i bezpieczeństwo w niepewnym otoczeniu biznesowym. Skorzystaj z doświadczenia PBSG!
Zobacz: Audyt BCM
O Autorze
