PAS 99

2006-11-02 

Większość organizacji podjęło się zbudowania systemu zarządzania opierając go o wymagania ISO 9001, ISO 14001, PN 18001, ISO 27001
(dawniej BS 7799). Jednak nieliczne z nich zapewniły ich pełną
integrację. Czy wdrożenie  wymagań PAS 99 zapewni integrację systemów
zarządzania?

W codziennej praktyce klienci nasi
zgłaszają potrzebę zbudowania efektywnego i skutecznego systemu 
komunikacji wewnętrznej, który w pełni pozwoliłaby na dystrybucję do
pracowników założeń strategicznych, wewnętrznych wymagań (procedury,
instrukcje) i jednocześnie zapewnił możliwość ciągłego monitorowania
spełnienia tych czy innych wymagań stawianych firmie czy urzędowi.

Zdaniem
ekspertów PBSG budowa takiego  systemu zarządzania polega na na
znalezieniu kilku wspólnych podstaw odniesienia. Opierając swoje
obserwacje na  kilkuletnich badaniach w zakresie projektowania i
wdrażania systemów zarządzania możemy jednoznacznie stwierdzić, że
firmy i urzędy mają liczne problemy w zapewnieniu jednolitego systemu
komunikacji wewnętrznych wymagań – tłumaczy Maciej Skała, dyrektor
departamentu zarządzania PBSG. Wynika to przede wszystkim z nakładania
się na siebie zapisów poszczególnych procedur, co nierzadko prowadzi do
poważnych rozbieżności w realizacji tych samych funkcji, wprowadza
chaos i generuje liczne błędy.

Coraz częściej
jesteśmy pytani o praktyczne sposoby integracji systemów i zbudowania
mechanizmów zapewniających kompatybilność wszystkich elementów
zarządzania. Jak dotychczas nie wypracowano wymagań pozwalających na
wdrożenie systemu zintegrowanego, a przez to zapewnienie spełnienie
powyższych potrzeb, poza wymaganiami PAS 99. Standard ten, zawiera
wymagania w zakresie budowy zintegrowanego systemu zarządzania
oparty został  na strukturze o ISO Guide 72 i ma być obecnie
odpowiedzią na te problemy. PAS 99 opisuje założenia do integracji
funkcjonujących w organizacji systemów zarządzania w jedną strukturę
aby w sposób efektywny i skuteczny osiągać zaplanowane cele i
założenia.

Wraz ze wzrostem wymagań, które organizacje muszą
spełniać wzrasta liczba wdrożeń rozmaitych standardów. Dla przykładu
jeżeli firma czy urząd wdraża ISO 9001:2000 (zarządzanie jakością), ISO
14001:2004 (zarządzanie środowiskiem), czy ISO 27001:2005
(zarządzanie bezpieczeństwem informacji) najbardziej optymalnym
rozwiązaniem byłoby aby wszystkie elementy tych systemów oparte zostały
o jednolite rozwiązania organizacyjne I technologiczne: polityka,
planowanie, wdrożenie rozwiązań operacyjnych, optymalizacja
funkcjonowania czy monitorowanie i przeglądy zarządzania. Założeniem
wymagań PAS 99 jest przede wszystkim redukcja rozbieżności w zakresie
planowania i wdrażania wewnętrznych reguł i standardów postępowania
oraz uwspólnienia tych samych elementów poszczególnych wymagań norm
(audytowanie).

Do najważniejszych korzyści integracji systemu w oparciu  o PAS 99 należą:

  • strategia – Zintegrowanie wszystkich celów i założeń strategicznych oraz systemu mierników. Opracowanie jednolitych standardów w zakresie planowania strategicznego
  • Zarządzanie
    – Redukcja granic pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi,
    poprawa komunikacji, ujednolicenie systemu dokumentowania wymagań
    wewnętrznych, ułatwiony proces wdrożenia kolejnych standardów
  • Finanse – wyeliminowanie podwójnych kosztów audytowania, dokumentowania, oceny zewnętrznej
  • Operacyjnie
    –  precyzyjne określenie potrzeb, wymagań i  odpowiedzialności w ramach
    realizacji poszczególnych funkcji procesów, optymalizacja zasobów
    osobowych i nieosobowych niezbędnych do realizacji procesów.

W
kolejnych edycjach “tematu tygodnia” już w listopadzie przedstawimy
zintegrowany model zarządzania opracowany przez ekspertów PBSG.