2006-10-30

System antyfraudowy – kilka słów wprowadzenia

Oszustwo
i korupcja stanowią dziś  ogromne zagrożenie dla funkcjonowania każdej
organizacji  w każdym sektorze gospodarki. Defraudacja, czyli
sprzeniewierzenie (na drodze oszustwa i korupcji) powierzonych
pieniędzy lub majątku, zawsze była piętnowana, a defraudanci
najczęściej kończyli w więzieniu lub na marginesie życia społecznego.
Dziś o problemach defraudacyjnych znów zaczyna się mówić i próbuje się
im realnie przeciwdziałać. Większość liczących się na rynku organizacji
posiadają wewnętrzne systemy ochrony przed stratami wynikającymi z
oszustwa i korupcji, ale jak sprawdzić czy te systemy są skuteczne i w
jakim stopniu organizacja jest odporna na tego typu zagrożenia?

Wiele
firm zaczęło sygnalizować o  problemach spowodowanych korupcją i
oszustwem, która generuje nie tylko wymierne straty finansowe, ale
również znaczną utratę dobrego wizerunku firmy. Aktualne warunki
legislacyjne skłaniają coraz większa liczbą firm do sięgnięcia po
odpowiednie działania. Pomóc im w tym ma szereg nowych,
międzynarodowych wytycznych opartych na dobrej praktyce mającej na celu
redukcję ryzyka związanego z defraudacją.Na początku rozważania na
temat systemów antydefraudacyjnych warto wyjść od definicji fraudów i
korupcji.  

  • Fraud
    – zamierzone i umyślne działanie jednej lub większej ilości osób wśród
    kadry kierowniczej, działającej w organizacjach rządowych lub w firmach
    lub osób trzecich wplątanych w oszustwo, w celu uzyskania nielegalnej
    korzyści (definicja zgodna z Międzynarodowymi Standardami
    przystosowanymi do ISA 240)

  • Korupcja – nadużywanie publicznych lub firmowych stanowisk dla  prywatnych korzyści (robocza definicja Banku Åšwiatowego).

Systemy
antydefraudacyjne pozwalają nam na mierzenie elastyczności danej
organizacji. Wdrożenie systemu anydefraudacyjnego pozwala na
osiągnięcie długoterminowych korzyści, zniwelowanie negatywnych skutków
związanych z korupcją i fraudami, podniesienie poziomu reputacji i
zwiększenie wewnętrznej kultury.   

Mówiąc o wdrożeniu systemów antykorupcyjnych i antydefraudacyjnych musimy oprzeć się na następujących etapach:

I.   Ocena zaangażowania najwyższego kierownictwa
II.  Oszacowanie ryzyka związanego z fraudami i korupcją
III.  Wykreowanie metod zmniejszenia ryzyka związanego z fraudami i korupcją
IV. Wdrożenie kontroli
V. Szkolenia i podnoszenie świadomość członków organizacji 

Ocena zaangażowania najwyższego kierownictwa
Najważniejszym
elementem mającym decydujące znaczenie dla całej organizacji jest
świadomość i nastawienie najwyższego kierownictwa do problemu prewencji
i zapobiegania korupcji lub fraudom. Ten temat nabrał większego
znaczenia dla kadry zarządzającej wtedy, gdy pojawiła się wiadomość, że
fraudy i korupcja nie będą tolerowane. Bardzo duże zaangażowanie w
zapobieganie fraudom i korupcji to kluczowe zadanie, za które
odpowiedzialność ponoszą Zarządy wszystkich organizacji. Wiarygodne
zaangażowanie musi być widoczne zarówno dla wszystkich pracowników, jak
i na zewnątrz organizacji. Systemy antydefraudacyjne powinny być
głęboko zakorzenione i osadzone w kulturze każdej organizacji i
świadomości wszystkich pracowników. Celem tego zadania jest oszacowanie
stopnia i efektywności zaangażowania najwyższego kierownictwa w
tworzenie systemów antykorupcyjnych i antydefradacyjnych.

Oszacowanie ryzyka związanego z fraudami i korupcją
W
celu oszacowania poziomu ryzyka, jakie niosą za sobą fraudy i korupcja
w każdej organizacji, najpierw trzeba zdefiniować warunki graniczne,
jakie należy spełnić, aby stworzyć skuteczny i efektywny system
antydefraudacyjny i antykorupcyjny. Oszacowanie poziomu ryzyka wymaga
systematycznej identyfikacji i uszeregowania poszczególnych ryzyk
związanych z fraudami i korupcją, które mogą lub mają wpływ na
wszystkie poziomy organizacji. Oszacowanie ryzyka związanego z fraudami
i korupcją wymaga spojrzenia, w jaki sposób skonfrontować i 
przeciwstawić kontrolę  w stosunku do specyficznych metod fraudów i
korupcji. Celem tego zadania jest określenie stopnia wytrzymałości
organizacji na fraudy i korupcję.  

Wykreowanie metod zmniejszenia ryzyka związanego z fraudami i korupcją
Kiedy
stopień wytrzymałości organizacji na korupcję i fraudy został określony
i efektywnie zmierzony, konieczne jest wdrożenie tych miar i poziomów
granicznych na każdym poziomie kierownictwa, od najniższego do
najwyższego szczebla. Umieszczenie takich zagadnień w planie
strategicznym i zapisanie takich zadań w obowiązkach Zarządu,
doprowadzi do zmniejszenia ryzyka fraudów i korupcji, jak również do
znacznego zwiększenia szans na wczesne ich wykrywanie. Celem tego
zadania jest zmierzenie stopnia i efektywności pomiaru wewnętrznego
ryzyka.  

Wdrożenie kontroli
Wdrożenie
wewnętrznej kontroli pomiaru powinno być zgodne ze specyficznymi
ryzykami fraudów i korupcji, które zostały zidentyfikowane i
udokumentowane. Powinniśmy dążyć do efektywnego wdrożenia podstawowej
kontroli takiej jak, prześwietlanie pracowników oraz kanałów do
raportowania o nadużyciach i ochronie aktywów organizacji. Niepotrzebne
i zbyteczne kontrole powinny być zidentyfikowane i wyeliminowane.
Istota każdej kontroli wewnątrz organizacji musi być dokładnie zbadana
i rozpoznana przez najwyższe kierownictwo i właściwie wdrożona. Celem
tego zadania jest zmierzenie stopnia i oszacowanie efektywności
wdrożenia kontroli antykorupcyjnej i antydefraudacyjnej.  

Szkolenia i świadomość członków organizacji Åšwiadomość
ryzyka, jakie wiąże się z korupcją i fraudami, jest kluczowym elementem
zapobiegania nadużyciom. Programy szkoleniowe powinny być praktykowane
na co dzień, powinny zawierać szerokie spektrum ryzyk i mieć
zastosowanie dla wszystkich pracowników. W wielu przypadkach szkolenia
powinny być również zagwarantowane dla osób trzecich, na przykład wśród
firm znajdujących się w łańcuchu dostawców dla danej organizacji lub
firm będących elementem w kanale dystrybucji. Program szkoleniowy
powinien edukować członków organizacji nie tylko z istniejących
procedur, ale również powinien dawać podłoże, dzielić się informacjami
i najlepszymi praktykami. Celem tego zadania jest oszacowanie
świadomości członków organizacji i zmierzenie stopnia efektywności
szkoleń związanych z systemem antydefraudacyjnym i antykorupcyjnym.  

Autor:
Jakub Krysik
starszy konsultant
departament zarządzania