Data projektu: 2012

Wyzwanie:

Opracowanie optymalnej struktury organizacyjnej, dostosowanej do specyfiki działania Urzędu Regulacji Energetyki oraz pozwalającej na efektywniejsze zarządzania zadaniami realizowanymi przez Urząd.

Co zrobiliśmy:

W pierwszej kolejności przeprowadzono analizę funkcjonowania URE w otoczeniu prawnym i organizacyjnym. W tym celu opracowano schemat struktury organizacyjnej, mapę procesów, zidentyfikowano luki oraz obszary wymagające udoskonalenia. Kolejnym etapem było zidentyfikowanie kluczowych procesów i przygotowanie optymalnej struktury organizacyjnej. W ramach tego zadania opracowano model optymalnej struktury organizacyjnej, wraz z przebiegiem wybranych procesów (zamodelowanych w programie Smart), a także określono niezbędne zmiany między obecnie funkcjonującą strukturą, a optymalnym modelem. Dodatkowo, w celu zwiększenia świadomości pracowników przeprowadzono warsztat z zakresu metodyki wdrażania zarządzania procesowego w urzędzie administracji rządowej.

Projekt zakładał równoległą realizację działań informacyjnych promujących zarządzanie procesowe w urzędach administracji rządowej, w ramach których:

  • opracowano i rozesłano plakat do urzędów promujący zarządzanie procesowe;

  • przygotowano i uruchomiono szkolenia e-learningowego na temat podejścia procesowego;

  • zorganizowano konferencję dot. zarządzania procesowego;

  • przygotowano i rozesłano do urzędów artykuł na temat zintegrowanego zarządzania procesami.

Korzyści:

Realizacja projektu pozwoliła na wskazanie błędnych, nieadekwatnych i nieskutecznych rozwiązań w podejmowanych działaniach i istniejących praktykach Urzędu. Było to podstawą do wytypowania obszarów wymagających zmian, korekty oraz modyfikacji. Opracowane koncepcje optymalizacji procesów i struktury organizacyjnej URE zakładały zwiększenie centralizacji zadań Urzędu, co w dalszej konsekwencji prowadziło do sprawniejszego wdrażania polityki i strategii Urzędu oraz zapewnienia spójności i integralności wydawanych decyzji w ramach danego obszaru. Dodatkowo docelowe modele uproszczały przebieg procesów biznesowych oraz umożliwiały sprawniejsze wdrażanie wymagań przepisów prawa dotyczących Urzędu.

Zastosowane narzędzia i modele:

  • Analiza ekspercka

  • Oprogramowanie smart

  • Doradztwo

  • Warsztaty

  • Szkolenia (w tym e-learningowe)

Wybrane projekty